Geschäftsordnung des Vorstands

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  • Geschäftsordnung des Vorstands

    Geschäftsordnung für den Vorstand des „Capriccio - Gesellschaft zur Förderung von klassischer Musik und Kultur e.V.“

    A. Präambel

    Diese Geschäftsordnung gilt nur für den Vorstand und regelt dessen interne Arbeitsweise. Es werden darin die Aufgaben im Rahmen der Gesamtverantwortung des Vorstands auf die einzelnen Vorstandsmitglieder verteilt. Der Verein hat einen geschäftsführenden Vorstand (engeren Vorstand), der gemeinsam mit den Mitgliedern des erweiterten Vorstands den Gesamtvorstand bildet.

    B. Verfahrensfragen

    § 1 Erlass, Änderung, Aufhebung und Bekanntmachung dieser Geschäftsordnung

    Die Geschäftsordnung wird von der Mitgliederversammlung erlassen. Der Vorstand ist berechtigt, Änderungen dieser Geschäftsordnung bei Bedarf vorzuschlagen. Die Änderung ist zunächst von der nächsten Mitgliederversammlung zu genehmigen, bevor sie angewendet wird.

    C. Interne Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung

    § 2 Grundsatz

    Es gilt der Grundsatz der Gesamtgeschäftsführung, d. h. alle Mitglieder des engeren (nicht des erweiterten) Vorstands wirken gemeinsam an allen Geschäftsführungsmaßnahmen durch Beschlussfassung mit. Geschäftsführungsmaßnahmen sind Entscheidungen über Vertragsabschlüsse, Anschaffungen von Wirtschaftsgütern, Beauftragung von Dienstleistern und jegliches rechtsgeschäftliche Handeln des Vorstands für den Verein. Bei Maßnahmen der Geschäftsführung des Vereins haben nur die Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands ein Stimmrecht. Die Mitglieder des erweiterten Vorstands (§ 7) haben insoweit lediglich ein Beratungs- und Vorschlagsrecht.

    § 3 Interne Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung

    Unbeschadet des Grundsatzes in § 1 beschließt der Vorstand intern folgende Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung:

    Der 1. Vorsitzende ist insbesondere zuständig für:
    - Handeln als externer Vertreter und Sprecher der Vorstandschaft in allen relevanten Bereichen
    - Sitzungsleitung

    Der 2. Vorsitzende ist insbesondere zuständig für:
    - Stellvertretung des 1. Vorsitzenden und Unterstützung bei Erfüllung seiner Aufgaben

    Der Schatzmeister ist insbesondere zuständig für:
    - Beitragseinzug und -administration
    - Wirtschaftsplanung
    - Finanzen einschließlich Steuererklärungen
    - Spenden und Sponsoring

    § 4 Gesamtverantwortung

    Unbeschadet der internen Aufgabenverteilung nach § 2 ist der Vorstand insgesamt für alle Entscheidungen verantwortlich.

    D. Vertretung des Vereins durch die Vorstandsmitglieder allgemein sowie im Verhinderungsfall

    § 5 Vertretung nach § 26 BGB

    1) Gem. § 10 Ziffer 2 der Satzung wird der Verein gerichtlich und außergerichtlich durch zwei Mitglieder des Vorstands vertreten.

    2) Der Schatzmeister ist berechtigt, Zahlungen für den Verein gegen seine alleinige Quittung in Empfang zu nehmen; Zahlungen für Vereinszwecke darf er innerhalb der Haushaltsplanung alleine leisten. Zahlungen, die den Haushaltsplan übersteigen, dürfen nur zusammen mit dem 1. Vorsitzenden vorgenommen werden.

    § 6 Geschäftsplanmäßige Vertretung

    Unabhängig von § 26 BGB kann es vorkommen, dass ein Vorstandsmitglied die internen Aufgaben der Geschäftsführung aufgrund von Abwesenheit, Krankheit etc. nicht wahrnehmen kann.

    Für diesen Fall gilt folgende Vertretungsregelung:
    - der 1. Vorsitzende wird vertreten durch den 2. Vorsitzenden
    - der 2. Vorsitzende wird vertreten durch den Schatzmeister
    - der Schatzmeister wird vertreten durch den 1. Vorsitzenden

    E. Erweiterter Vorstand

    § 7 Erweiterter Vorstand

    Die Mitgliederversammlung wählt zur besseren und schnelleren Klärung von Sachfragen maximal zwei Beisitzer, die als ebenfalls ehrenamtlich tätige Mitglieder des erweiterten Vorstands beratende Funktion in Geschäftsführungsangelegenheiten und volles Stimmrecht in allen sonstigen Angelegenheiten haben. Der erweiterte Vorstand (geschäftsführender Vorstand und Beisitzer) entscheidet gemeinsam über Fragen von grundsätzlicher Bedeutung für den Verein sowie in Angelegenheiten, die ihm durch die Mitgliederversammlung übertragen sind. Bei Entscheidungen des erweiterten Vorstands ist bei Stimmengleichheit die Stimme des Vorsitzenden bzw. bei dessen Verhinderung die des stellvertretenden Vorsitzenden ausschlaggebend. Die Amtszeit der Mitglieder des erweiterten Vorstands beträgt 2 Jahre. Sie bleiben bis zur Bestellung des neuen Vorstandes im Amt.

    F. Kommunikation innerhalb des Vorstands – Beschlussfassung – Vorstandssitzungen

    § 8 Kommunikation innerhalb des Vorstands – Beschlussfassung – Vorstandssitzungen

    1) Der Meinungsaustausch und die Beschlussfassungen des geschäftsführenden wie auch des erweiterten Vorstands erfolgen in der Regel online in dem für Vorstandsangelegenheiten errichteten geschlossenen Unterforum des Capriccio-Kulturforums, in geschlossenen Forumskonversationen oder in geschlossenen Konversationen per E-Mail.

    2) In unregelmäßigen Abständen können auch Vorstandssitzungen stattfinden, als persönliches Zusammentreffen, Telefonkonferenz oder Online-Konferenz. Die Einladung erfolgt per E-Mail durch den 1. Vorsitzenden, bei dessen Verhinderung durch den 2. Vorsitzenden oder bei dessen Verhinderung durch ein anderes Mitglieder der Vorstandschaft. Wenn möglich, soll mit der Einladung die Tagesordnung bekannt gegeben werden. Eine Vorstandssitzung hat auch stattzufinden, wenn es für den Verein dringend erforderlich ist oder zwei Mitglieder des Gesamtvorstandes dies gemeinsam gegenüber dem 1. Vorsitzenden verlangen. Die Ladungsfrist soll mindestens 1 Woche betragen. In dringenden Fällen kann auf die Einhaltung der Ladungsfrist verzichtet werden. Die Tagesordnung wird vom 1. Vorsitzenden nach den Vorschlägen der anderen Vorstandsmitglieder aufgestellt. Die Tagesordnung muss alle Anträge enthalten, die dem 1. Vorsitzenden vorgelegt werden. Die Tagesordnungspunkte sind Anhaltspunkte und können bei Bedarf verändert werden. Die Sitzungen werden vom 1. Vorsitzenden geleitet. Im Übrigen gelten die o.a. Vertretungsregelungen gemäß § 6.

    § 9 Öffentlichkeit

    1) Die Kommunikationen innerhalb des Vorstands und die Vorstandssitzungen sind nicht öffentlich.

    2) Bei Bedarf können zu einzelnen Punkten weitere Personen hinzugezogen bzw. geladen werden.

    3) Die Vorstandskommunikationen und die Sitzungen, deren Verlauf, die Ergebnisse der Diskussionen und die Ergebnisse sind vertraulich und dürfen von den Vorstandsmitgliedern ohne Abstimmung im Vorstand nicht gegenüber Dritten verwendet werden.

    § 10 Befangenheit

    1) An Beratungen und Entscheidungen über Beschlussgegenstände, an denen ein Vorstandsmitglied oder ein Angehöriger direkt oder indirekt betroffen ist, dürfen diese nicht teilnehmen. Die Betroffenen haben dies dem 1. Vorsitzenden unaufgefordert mitzuteilen.

    2) Im Zweifel entscheidet der 1. Vorsitzende über die Befangenheit

    § 11 Beschlussfassung

    1) Alle Gesamtvorstandsmitglieder haben Sitz und Stimme. Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der abstimmungsberechtigten Vorstandsmitglieder anwesend sind.

    2) Bei Abstimmungen entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden bzw. des die Sitzung leitenden Vorstandsmitgliedes. Im Übrigen gelten die Satzungsvorschriften.

    G. Ausschüsse

    § 12 Ausschüsse

    1) Der Vorstand kann zur Aufgabenerledigung auch Einzelpersonen beauftragen und Ausschüsse bilden. Die Berufung erfolgt nach Bedarf und ist nicht an Inhalte und Aufgabenstellungen gebunden. Der Vorstand entscheidet insoweit nach freiem Ermessen.

    2) Die Ausschüsse haben keine Entscheidungsbefugnis. Sie dienen der Beratung und Meinungsbildung für den Vorstand und bereiten Entscheidungen vor. Sie können für den Vorstand Beschlussvorlagen vorbereiten und einbringen.

    H. Inkrafttreten

    Diese Geschäftsordnung tritt mit Wirkung zum 01.12.2018 in Kraft.